Fungsi Pengawasan dalam Manajemen

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen ini merupakan fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha untuk menyelamatkan jalannya perusahaan kearah pulau cita-cita yakni kepada tujuan yang telah direncanakan oleh seorang pimpinan. Fungsi Pengawasan dalam Manajemen ini juga agar segala pekerjaan yang sudah ditetapkan oleh pimpinan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Arti dan Tujuan Pengawasan dalam Manajemen

Pengawasan adalah prosedur atau urut-urutan pelaksanaan dalam merealisasi tujuan badan usaha. Pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilai dan mengoreksinya bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

Tujuan pengawasan yakni agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat di ambil tindakan untuk memperbaikinya baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.

Prinsip-prinsip Pengawasan dalam manajemen

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen memiliki prinsip-prinsip pengawasan, yaitu :

1. Dapat mereflektir sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus di awasi.
2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.
3. Fleksibel.
4. Dapat mereflektir pola organisasi.
5. Ekonomis.
6. Dapat dimengerti.
7. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Tujuan utama pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan.

Jenis-jenis Pengawasan dalam Manajemen

Fungsi pengawasan dalam manajemen mempunyai empat macam dasar penggolongan jenis pengawasan dalam manajemen, yakni :

1.      Waktu Pengawasan

Macam-macam pengawasan yang ada dalam waktu pengawasan ini antara lain :

1. Pengawasan Preventif, maksudnya yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya penyelewengan-penyelewengan, kesalahan-kesalahan atau deviation.
2. Pengawasan Represif, maksudnya yaitu pengawasan setelah rencana sudah dilakukan

2.      Obyek Pengawasan

Berdasarkan obyek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas pengawasan di bidang-bidang sebagai berikut :

1. Produksi
2. Keuangan
3. Waktu dan
4. Manusia dengan kegiatan-kegiatannya.

Menurut Beishline, pengawasan berdasarkan obyeknya dapat dibedakan atas :

1. Kontrole administratif, yakni berurusan baik dengan tindakan maupun fikiran.
2. Kontrole operatif, yakni untuk bagian terbesar berurusan dengan tindakan.

Menurut William R. Spriegel, Administrative Control meliputi lima aktivitGuna yaitu :

1. Production planning and control
2. Budgeting
3. Inspection and quality control
4. Standing orders, dan
5. Policies.

3.      Subyek Pengawasan

Dalam subyek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas :

1. Pengawasan intern (pengawasan vertikal atau formal), maksudnya pengawasan yang dilakukan oleh atasan dari petugas bersangkutan. Dan
2. Pengawasan ekstern (pengawasan sosial atau informal), bilamana orang-orang yang melakukan pengawasan itu adalah orang-orang diluar organisasi bersangkutan.

4.      Cara Mengumpulkan Fakta-fakta guna Pengawasan

Dalam pengawasan ini dapat di golongkan atas :

1. Personal observation (Personal Inspection)
2. Oral report (laporan lisan)
3. Written report (laporan tertulis)
4. Control by expection.

Cara-cara Mengawasi dalam Manajemen

Beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta dalam melakukan Pengawasan yaitu :

1. Peninjauan pribadi (personal inspection, personal observation), adalah mengawasi dengan jalanmeninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan.
2. Interview atau lisan (pengawasan melalui laporan lisan), ialah pengawasan melalui orang report.
3. Pengawasan melalui laporan tertulis (Written report), laporan tertulis merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasannya mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan oleh atasannya kepadanya.
4. Pengawasan melalui laporan kepada hal-hal yang bersifat khusus, pengawasan yang berdasarkan kekecualian atau control by expection adalah suatu sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian.

Cara-cara Membuat Laporan Guna Pengawasan

Kelemahan-kelemahan laporan tertulis, antara lain :

1. Tidak dapat menyajikan semua kejadian atau aktivitas seluruhnya.
2. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga bersifat berlebih-lebihan.

Menurut James Williamson ada tujuh landasan pokok dalam penulisan laporan, yaitu :

1. Jelas
2. Lengkap
3. Ringkas
4. Sopan
5. Tulus
6. Mengandung kepribadian, dan
7. Teliti.

Menurut John C. Johnson mengemukakan lima buah pedoman pokok dalam menyusun suatu laporan, yaitu :

1. Periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan
2. Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin
3. Laporan harus singkat tetapi lengkap
4. Pergunakanlah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti
5. Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantu atasan untuk mendapat gambaran yang lebih jelas.

Ada lima unsur penting dari sesuatu laporan adalah: 

1. Judul
2. Daftar isi dan inti sari
3. Ringkasan
4. Tubuh laporan, dan
5. Appendix.

Demikianlah penjelasan dari Fungsi Pengawasan dalam Manajemen, semoga bermanfaat.